Otestovali sme celý flow od prijatia dodávateľskej faktúry až po jej samotné zaúčtovanie do účtovného softvéru

Nie je čas strácať čas. Prešli sme TESTOVANÍM flowu dokladov medzi klientom, účtovníkom a softvérom (našťastie nie celoplošným ako pri tom Igorovom)

Otestovali sme celý flow od prijatia dodávateľskej faktúry až po jej samotné zaúčtovanie do účtovného softvéru. Prvé dva problémy bývajú spravidla na strane klienta a je na nich jednoduché a elegantné riešenie, veď čítajte ďalej.

__

Problém č. : Zdĺhavý zber a uchovanie/záloha prijatých faktúr od dodávateľov a odovzdanie účtovníkovi

Riešenie : Nastavíme vám zberný e-mail na prijaté faktúry od dodávateľov (PDF prijatej faktúry, ktorá príde na predmetný e-mail sa automaticky uloží do aplikácie do zložky prijaté faktúry, ku ktorej má prístup aj klient aj účtovník)

__

Problém č. : Komplikované schvaľovanie, kontrola a potvrdenie opodstatnenosti jednotlivých dodávateľských faktúr

Riešenie : Pripravíme schvaľovacie cesty podľa IČO, výšky sumy (do limitu, nad limit), podľa názvu dodávateľa, podľa typu faktúry (už uhradená kartou/neuhradená). Nastavíme role schvaľovateľov, kto čo môže schváliť, prípadne možnosť posunúť schválenie faktúry na manažment.

__

Problém č. : Preukázanie vierohodnosti pôvodu účtovného záznamu

Riešenie : Prijaté faktúry, ktoré prichádzajú do aplikácie zo zberného e-mailu sa označia časovou pečiatkou.

__

Problém č. : Chybné a pomalé zapisovanie/prepisovanie dát do účtovných softvérov

Riešenie : Vyťažovanie už schválených faktúr v rámci aplikácie, vyextrahovanie dát (následná účtovnícka kontrola) a potvrdenie vyťažených dát priamo v aplikácii. Ich následný prenos priamo do účtovného softvéru aj s predmetnou faktúrou vo formáte PDF, ktorá je v účtovnom softvéri pripnutá pri účtovnom prípade (vedenie elektronického účtovníctva)

__

V ideálnom svete si predstavujem flow dokumentov medzi klientom a účtovníkom ako je popísané v riešení vyššie.

Nebojte sa tejto zmeny. Bude sa nám všetkým ľahšie dýchať