Otestovali sme celý flow od prijatia dodávateľskej faktúry až po jej samotné zaúčtovanie do účtovného softvéru

Nie je čas strácať čas. Prešli sme TESTOVANÍM flowu dokladov medzi klientom, účtovníkom a softvérom (našťastie nie celoplošným ako pri tom Igorovom) 🤭

Otestovali sme celý flow od prijatia dodávateľskej faktúry až po jej samotné zaúčtovanie do účtovného softvéru. Prvé dva problémy bývajú spravidla na strane klienta a je na nich jednoduché a elegantné riešenie, veď čítajte ďalej.

__

Problém č. 1️⃣ : Zdĺhavý zber a uchovanie/záloha prijatých faktúr od dodávateľov a odovzdanie účtovníkovi

Riešenie ✔ : Nastavíme vám zberný e-mail na prijaté faktúry od dodávateľov (PDF prijatej faktúry, ktorá príde na predmetný e-mail sa automaticky uloží do aplikácie do zložky prijaté faktúry, ku ktorej má prístup aj klient aj účtovník)

__

Problém č. 2️⃣ : Komplikované schvaľovanie, kontrola a potvrdenie opodstatnenosti jednotlivých dodávateľských faktúr

Riešenie ✔ : Pripravíme schvaľovacie cesty podľa IČO, výšky sumy (do limitu, nad limit), podľa názvu dodávateľa, podľa typu faktúry (už uhradená kartou/neuhradená). Nastavíme role schvaľovateľov, kto čo môže schváliť, prípadne možnosť posunúť schválenie faktúry na manažment.

__

Problém č. 3️⃣ : Preukázanie vierohodnosti pôvodu účtovného záznamu

Riešenie ✔ : Prijaté faktúry, ktoré prichádzajú do aplikácie zo zberného e-mailu sa označia časovou pečiatkou.

__

Problém č. 4️⃣ : Chybné a pomalé zapisovanie/prepisovanie dát do účtovných softvérov

Riešenie ✔ : Vyťažovanie už schválených faktúr v rámci aplikácie, vyextrahovanie dát (následná účtovnícka kontrola) a potvrdenie vyťažených dát priamo v aplikácii. Ich následný prenos priamo do účtovného softvéru aj s predmetnou faktúrou vo formáte PDF, ktorá je v účtovnom softvéri pripnutá pri účtovnom prípade (vedenie elektronického účtovníctva)

__

V ideálnom svete si predstavujem flow dokumentov medzi klientom a účtovníkom ako je popísané v riešení vyššie.

Nebojte sa tejto zmeny. Bude sa nám všetkým ľahšie dýchať 🤗