Digitalizácia účtovníctva

Novela zákona o účtovníctve s platnosťou od 01.01.2022  – nezastaviteľný technologický posun v rámci celosvetových odvetví neobišiel ani účtovníctvo a s ním spojený obeh, spracovanie a archivovanie účtovných dokladov. Časť komunity účtovníkov volala po zmene a tá bola schválenou novelou vyslyšaná. Sú účtovníci a vývojári softvérov dostatočne pripravení na zmeny, ktoré nastanú od 01.01.2022? V dnešnom článku sa pozrieme na to, čo sa novelou zákona v účtovníctve mení, ako sa táto zmena dotkne klienta, ale aj organizácie práce samotných účtovníkov.

Automatizácia a digitalizácia v účtovníctve

V prvom rade si vysvetlíme jednotlivé pojmy, ktoré sú spojené s digitalizáciou účtovníctva.

Digitalizácia účtovníctva

Digitalizácia – ktorej podmnožinou je archivácia a automatizácia. Cieľom digitalizácie je náhrada papierových dokumentov za elektronické štruktúrované správy (dáta), ktoré môžu účtovné jednotky archivovať v digitálnej podobe a zabezpečiť ich obeh prostredníctvom e-mailovej komunikácie, zdieľania dokumentov v online prostredí, alebo samotnou elektronickou výmenou údajov (EDI – Electronic Data Interchange)

Automatizácia účtovníctva

Automatizácia – je proces, ktorý zefektívňuje interné, či externé procesy v rámci vedenia účtovníctva a prenosu dát. Nahrádza rutinné manuálne činnosti ako prepisovanie údajov z faktúr do účtovných softvérov, prípadne fyzické odovzdávanie dokladov účtovníkovi (kolobeh dokladov vrátane archivácie).

5 hlavných výhod digitalizácie:

1. Šetrí náklady na administratívu, archiváciu, tlač, papier a v neposlednom rade aj na elektrinu (šetrnejšie k životnému prostrediu)
2. Fyzická prítomnosť účtovníka v kancelárii už nie je potrebná 
3. Rýchlejší prenos dát/účtovných dokladov od klienta k účtovníkovi a naopak
4. 24/7 prístup k archívu dokumentov v online rozhraní – nie sú už potrebné pivnice a skrine plné šanónov
5. Jednoduché vyhľadávanie zaúčtovaných dokumentov v elektronickom archíve

5 hlavných výhod automatizácie:

1. Automatické vyťažovanie údajov z dokladov bez zdĺhavého prepisovania (zníženie chybovosti  na strane účtovníka)
2. Automatizovaný nástroj dokáže spracovať väčší počet dát za krátky čas, bez potreby oddychu
3. Znižovanie nákladov na tlač, doručovanie dokladov, archiváciu dokladov a zároveň aj na mzdy zamestnancov
4. Ušetrený čas sa premení na pridanú hodnotu v oblasti poradenstva a komplexnosti účtovných prípadov, ktoré Vám nedokáže zabezpečiť AI.
5. Nastavenie automatických procesov pri cash flow dokáže firme ušetriť náklady na ľudskú prácu spojenú so zasielaním upomienok a výziev na úhradu faktúr za zlomok ceny.

Zakony o účtovníctve: digitalizáciou účtovníctva

Pred samotnou digitalizáciou by sme si mali naštudovať jednotlivé zákony a s nimi spojené legislatívne požiadavky. Do pozornosti dávame jednotlivé zákony, na ktoré netreba zabúdať:

1. Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (GDPR)

Hlavne pri digitalizácii mzdového účtovníctva a personalistiky, pracovné zmluvy

2. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve

Uchovávanie a archivácia účtovných záznamov, transformácia účtovného záznamu, preukázateľnosť účtovného záznamu ako aj definíciu samotného účtovného záznamu

3. Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH

Uchovávanie faktúr, faktúra a jej obsah

4. Zákon č. 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach
5. Zákon 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

A to predovšetkým konverzia a zaručená konverzia, postup pre zaručenú konverziu, osvedčovacia doložka, obmedzenie konverzie.

Ako na digitalizáciu účtovníctva?

Účtovná jednotka sa môže v rámci svojich interných smerníc rozhodnúť či bude viesť účtovníctvo v elektronickej podobe (digitálnej), papierovej podobe (ako väčšina účtovných jednotiek doteraz), alebo kombináciou elektronickej a papierovej podoby. Novela prináša rovnocennosť listinnej a elektronickej podoby účtovného záznamu pri dodržaní nasledovných kritérií:

Listinná podoba účtovného záznamu:

• ÚZ musí byť vyhotovený na papieri alebo vytlačený pomocou softvéru, zaslaný alebo prijatý ako listinný

Elektronická podoba účtovného záznamu:

• ÚZ musí byť vyhotovený a prijatý v elektronickom formáte (ktorý určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu, alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu) a zaslaný elektronickými prostriedkami (priamo zo softvéru), prípadne prostriedkami elektronickej pošty (e-mail)

Pre listinnú ale aj elektronickú podobu účtovného záznamu platia tieto tri požiadavky:

1. Musí byť zabezpečená vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu (vyhotoviteľ musí vedieť preukázať, že záznam naozaj vyhotovil, napr. na základe písomnej objednávky, prijímateľ akceptuje účtovný záznam aktom jeho úhrady)
2. Neporušenosť obsahu  účtovného záznamu (záznam musí byť spracovaný alebo naskenovaný tak, aby nenastala žiadna zmena pri transformácii, alebo pri zaslaní a sprístupnení záznamu)
3. Čitateľnosť účtovného záznamu (musí byť zabezpečená čitateľnosť ľudským okom)

Účtovná jednotka má povinnosť zabezpečiť požiadavky od momentu vyhotovenia účtovného záznam, počas jeho transformácie, prijatia a odoslania, sprístupnenia, až do konca lehoty jeho uchovania. 

Vierohodnosť a neporušenosť účtovného záznamu (preukázateľnosť účtovného záznamu) sa môže zabezpečiť podľa §32:

• Podpisovým záznamom zodpovednej osoby (vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, obdobný preukázateľný podpisový záznam – šifra, kód, alebo znak)
• Elektronickou výmenou údajov
• Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov

Dôležitým faktom, ktorý si treba pri vierohodnosti a neporušenosti uvedomiť je, že je na pleciach účtovnej jednotky, aby zabezpečila neporušenosť účtovného záznamu tak, aby nebola možná jeho modifikácia a prípadné zneužitie. Interná smernica (alebo vnútorná smernica) by mala slúžiť na definovanie spôsobov zabezpečenia účtovných záznamov.

Najdôležitejším paragrafom pri digitalizácii účtovníctva je §33 zákona o účtovníctve, ktorý hovorí o transformácii účtovného záznamu. Otázkou ostáva ako sa majorita účtovníkov popasuje s digitalizáciou dokumentov (dovolím si tvrdiť že väčšina účtovných softvérov je na digitalizáciu z časti pripravená) a či ich zvyky (železné košele) budú vedieť zo seba „zhodiť“ a prispôsobiť sa online trendu, ktorý do určitej miery ponúka aj nami rozoberaná novela.

Transformácia účtovného záznamu a jej náležitosti

1. Pod pojmom transformácia rozumieme – zmenu podoby účtovného záznamu (či už z listinnej do elektronickej alebo naopak) pričom neporušenosť účtovného záznamu zostáva zachovaná
2. Transformácia sa môže vykonať len v prípade, ak je účtovný záznam preukázateľný.
3. Transformácia z listinnej podoby do elektronickej podoby sa môže vykonať:
   

1. Zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi
2. Skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (napríklad obrázok uložený vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff), so zachovaním úplnosti účtovného záznamu, obsahovej a vizuálnej zhody, čitateľnosti celej plochy účtovného záznamu a neporušenosti obsahu.
3. Transformácia z elektronickej podoby do listinnej podoby sa môže vykonať:
   

1. Zaručenou konverziou v súlade s osobitným predpismi
2. Použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje vytlačenie na papier, so zachovaním úplnosti účtovného záznamu, obsahovej a vizuálnej zhody, čitateľnosti celej plochy účtovného záznamu a neporušenosti obsahu.
   

Bingo v digitalizácii účtovníctva ?!

A teraz BINGO!!! Pýtate sa či je potrebné zachovať aj originál hotovostného dokladu napríklad od kúpy drobného majetku do 1700,- Eur? Novela hovorí nasledovné: „Pri účtovnom zázname, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu a považuje sa za preukázateľný, sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak.

7 rád pre digitalizáciu účtovníctva

7 rád na čo by mala myslieť účtovná jednotka, ktorá sa rozhodne viesť a archivovať účtovníctvo v digitálnej podobe.

1. Účtovná jednotka by si mala určiť spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie (vhodný účtovný softvér), napríklad elektronicky tak, aby mohla sprístupniť elektronické účtovné záznamy (audítorovi, daňovému úradu, prípadne ich zverejniť)
2. Účtovné záznamy musí účtovná jednotka archivovať po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili (preto je vhodné zvoliť bezpečné úložisko, ktoré je v dostatočných intervaloch aj zálohované)
3. Pri výmene a zasielaní elektronických faktúr, by si mali zmluvné strany podpísať písomnú dohodu o zasielaní elektronických faktúr
4. Pri obehu elektronických dokumentov musí byť zabezpečený ochranný mechanizmus, ktorý zabezpečí, aby neprišlo k zneužitiu a modifikácii obsahu účtovného záznamu. Zároveň musia elektronické dokumenty obsahovať podpisový záznam zodpovednej osoby
5. Pri transformácii z elektronickej podoby do listinnej podoby sa môže transformácia vykonať len pri elektronických dokumentoch, ktoré neobsahujú kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať
6. Zmena účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby skenovaním sa môže vykonať len raz (za predpokladu čitateľnosti a úplnosti). Z ustanovenia vyplýva, že transformáciu nemožno vykonať ak už bol listinný záznam predmetom transformácie
7. Pri digitalizácii je dôležitým parametrom , ktorý zabezpečí štyri najdôležitejšie faktory a to:
   1.  schvaľovací proces elektronických dokumentov
   2.  archiváciu elektronických dokumentov
   3.  prenos a zabezpečenie ochrany elektronických dokumentov 
   4. a vyťažovanie (OCR – Object Character Recognition) elektronických dokumentov.

Viedli ste doposiaľ účtovníctvo v listinnej podobe a pýtate sa či je možné účtovníctvo transformovať do elektronickej podoby aj za predchádzajúce roky?

Novela zákona o účtovníctve myslela aj na takúto skutočnosť a hovorí, že príslušné ustanovenie o ochrane účtovnej dokumentácie v znení od roku 2022 sa môže použiť aj na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie, ktorá vznikla pred 2022 za predpokladu, že sa dodržia ostatné relevantné ustanovenia zákona o účtovníctve. 

Inak povedané, účtovná jednotka môže transformovať všetky účtovné záznamy z predchádzajúcich rokov za splnenia požiadaviek: 

• vierohodnosti pôvodu účtovných záznamov
• neporušenosti ich obsahu
• čitateľnosti
• a preukázateľnosti.

My v Highgate Group sme pripravení na nastolené tempo digitalizácie, kde sa snažíme naším klientom uľahčiť prácu s odovzdávaním dokladov a ich archiváciou. Správne namiešaný koktail automatizácie, archivácie a digitalizácie v neposlednom rade šetrí čas aj financie na strane klienta, ktoré vie investovať do rozvoja svojho biznisu. Na strane externej účtovnej spoločnosti zautomatizovanie procesov dáva časový priestor na riešenie individuálnych konzultácii v oblasti účtovného alebo ekonomického poradenstva alebo pri daňovej optimalizácii.

Ak vás táto téma zaujíma, neváhajte nás kontaktovať.