Peter Šopinec odpovedal na otázky ohľadom digitalizácie a automatizácie v účtovníctve na konferencii pre IT spoločnosti

• Budú mať ešte účtovníci o 10 rokov prácu?

Dobrá otázka na úvod a verím, že ja o prácu neprídem. Čo sa nedá povedať o účtovníkoch, ktorí sú na pozícii „junior“, prípadne študentoch, ktorí vykonávajú/vykonávali prvotné prepisovanie údajov z dokladov do účtovníctva. Tieto pozície na trhu práce podľa mňa vymiznú a budú nahradené práve aplikáciami/softvérmi, ktoré už tieto úkony zvládajú. Prípadne sa tieto pozície pretransformujú do samotného vizuálneho kontrolingu vyťažených dát. Účtovníci, ktorí sú senior/hlavnými účtovníkmi (resp. samostatnými účtovníkmi), sa pretransformujú do role „poradcov“. Budú  riešiť problémy, ktoré už umelá inteligencia nevie rozoznať/uchopiť a to je aplikovanie jednotlivých legislatívnych zmien na konkrétne účtovné prípady.

• Digitalizácia – ktorým smerom ste sa posunuli vy v rámci digitalizácie, aplikovali ste len paperless účtovníctvo, alebo sú za tým skryté aj iné prínosy?

Dňa 1.1.2022 vyšla novela zákona o účtovníctve a v nej okrem zmien v účtovníctve boli upresnené aj informácie k “Elektronizácii (digitalizácii) účtovníctva”. My sme sa tejto novele veľmi potešili a digitalizáciu v účtovníctve sme privítali s otvorenou náručou. Nechcem veľmi zachádzať do detailu v čom všetkom nám digitalizácia pomohla, ale spomeniem tie najdôležitejšie fakty a to:

• Znížil sa nám počet fyzických šanónov o 70%, to znamená že skrine nám zívajú prázdnotou a všetko máme zálohované na externých serveroch (v rámci systému Microsoft)
• Znížili sa nám náklady na tlač a kúpu papiera o 60%
• Vyhľadávanie dokladov v rámci archívu sa zrýchlilo
• Odovzdávanie dokladov od klientov sa zrýchlilo a sprehľadnilo, účtovníci vedia účtovať aj v priebehu mesiaca a nemusia čakať na fyzické odovzdanie dokladov celý mesiac
• Zároveň sa odstránila do značnej miery chybovosť pri prepisovaní údajov z faktúr (ale to už zabŕdam skôr do automatizácie)

• Čo najviac trápi, resp. otravuje konateľov / klientov z pohľadu administratívy spojenej s účtovníctvom?

Jednoduchá odpoveď – odovzdávanie dokladov. Drvivá väčšina klientov považuje odovzdávanie dokladov za administratívnu záťaž a boli by veľmi radi, keby ju nemuseli vykonávať. Podľa veľkosti účtovnej jednotky je potrebné rozlišovať, kto by mal byť za administratívu v účtovníctve zodpovedný. Pri jedno-osobovej spoločnosti si spravidla konateľ vykonáva všetky úkony sám. Kontrola toho, čo odovzdal,  či odovzdal, kedy odovzdal je jednoduchá (má o všetkom prehľad). Pri stredných a väčších spoločnostiach odporúčam nastaviť procesy odovzdávania dokladov tak, aby administratívnu záťaž znášala osoba s nižšou pridanou hodnotou (asistentka, študentka, recepčná). Existujú rôzne nástroje na zber dokladov – či už vytvorenie zberného e-mailu na zasielanie dokladov, prípadne vytvorenie úložiska, kde každý doklad viete nakopírovať alebo len „drag and dropnúť“. Ak sa rozprávame o hotovostných dokladoch, tak konatelia/majitelia alebo držitelia firemných kariet by mali byť natoľko disciplinovaní, že hneď po zakúpení služby/tovaru daný doklad odfotia do mobilu a uložia do aplikácie (tým pádom žiadna strata a spätné dohľadávanie nehrozí). V skratke je to len o nastavení procesov, ktoré sa na konci dňa musia samozrejme aj dodržiavať.

• Čo všetko vie klient automatizovať? S čím máte konkrétnu skúsenosť?

Z pohľadu klienta sú to nasledovné úkony:

Banka a bankové výpisy – poskytnúť účtovníkovi pasívny prístup do banky, tým pádom klient nemusí doručovať výpisy z banky na mesačnej/týždennej báze

Schvaľovací proces – proces, kedy prijatá faktúra prechádza rôznymi úrovňami schválenia, až sa dostáva k účtovníkovi na zaúčtovanie, prípadne na úhradu

Odovzdávanie dokladov – nastaviť si zberný e-mail, kde Vám všetci dodávatelia budú posielať faktúry za služby/tovar, prípadne si nastaviť jeden zbernú zložku v zdieľanom priečinku, do ktorej bude mať prístup klient/účtovník

Vystavovanie faktúr – používať aplikácie, ktoré majú možnosť prepojenia na banku z pohľadu párovania pohľadávok. Následne viete automaticky zasielať upomienky neplatičom. Ideálny je export do csv., xls., prípadne priamo xml. do účtovného softvéru

CRM – manažérsky softvér, ktorý je prepojený na účtovný program

Z pohľadu účtovníka:

• Import bankových výpisov/platobných brán/dobierkových listov do účtovného softvéru
• Import vystavených faktúr do účtovného softvéru
• Import a vyťažovanie prijatých faktúr
• Import hotovostných dokladov do účtovného softvéru

• V nadväznosti na automatizáciu, kde vidíte rolu účtovníka? Skôr v roli poradcov, alebo v roli digitalizácie práce, ktorá odbúra administratívnu záťaž?

Ja si myslím, že by to malo byť pol na pol. Účtovník by mal byť ten, ktorý nabáda klienta, aby využíval rôzne aplikácie, spôsoby na urýchlenie prenosu dát a odovzdávanie dokladov. Z tohto vie benefitovať aj účtovník, keďže nemusí čakať celý mesiac na doručenie dokladov, ale vie doklady účtovať priebežne. Účtovník by mal byť inovatívny a mal by mať práve o takýchto aplikáciách vedomosť. Ja osobne si chcem prácu zľahčovať, ale myslím tým dobrým spôsobom. Urobiť niečo rýchlejšie ako konkurencia a čerpať aj benefit toho, že odstránim moju chybovosť. U nás vo firme máme také desatoro účtovníka, kde jedným z bodov je práve aplikácia inovatívnych prvkov v oblasti účtovníctva. Samozrejme ďalším z bodov je aj kvalitné poradenstvo vysvetlené ľudskou rečou.

• Ako máte nastavené procesy odovzdávania dokladov vo Vašej spoločnosti. Ako by mali konatelia participovať na kontrole vedenia účtovníctva?

Aktuálne účtujeme približne do 400 klientov, kde sa snažíme zachovať homogénnosť pri nastavených procesoch. Asi 70% klientov nám odovzdáva doklady na náš server ukladaním do konkrétnych zdieľaných zložiek. Samozrejme sa nájde zopár klientov, ktorí ešte posielajú alebo doručujú doklady fyzicky (stará škola). Vo všeobecnosti za konateľov, prípadne pri väčších spoločnostiach pri pozícii CFO, je veľmi dôležité aby participovali na účtovníctve do tej miery, že tlačia účtovníka, aby im reportoval hospodárske výsledky aspoň na kvartálnej báze. Je to veľmi dôležitý proces kontroly a teraz si na seba upletiem bič, ale práve týmto zistíte, do akej miery účtovník má účtovníctvo kompletné. Prípadne si pýtať hlavnú knihu a dopytovať sa z čoho sa skladajú jednotlivé zostatky na účtoch. Ak k tomuto dostanete od účtovníka inventarizáciu alebo relevantnú odpoveď, tak účtovník vie čo sa v účtovníctve deje.

• Je dôležitý výber bankovej inštitúcie pre spoločnosť?

Dovolím si tvrdiť, že veľa spoločností tento výber podceňuje. Na konci dňa práve výber vhodnej banky vie ušetriť čas nielen účtovníkovi, ale aj klientovi. Niektoré banky žiaľ nepodporujú inovatívnosť, aj keď sa tak tvária a základným problémom ostáva čo i len export bankového výpisu vo formáte xml. V ľudskej reči to znamená, že účtovník musí bankový výpis zaúčtovať ručne = klient musí za zaúčtovanie zaplatiť viac (nakoľko ručné zaúčtovanie trvá asi 4-5x toľko, ako trvá zaúčtovanie importom). V neposlednom rade je to aj možnosť prepojenia bankovej inštitúcie priamo s účtovným softvérom alebo inými aplikáciami, kde môžete realizovať platby priamo z účtovníctva, prípadne externej aplikácie.

• Aké máte skúsenosti pri prepájaní manažérskych programov s aplikáciami, prípadne s účtovnými softvérmi?

U nás na Slovensku existujú asi 4 najviac využívané účtovné softvéry, kde každý si razí svoju filozofiu – do kuchyne si nechce pustiť nikoho. Preto aj samotné prepojenie cez API je veľakrát veľmi krkolomné. Hľadáme cestičky ako nedostupnosť jednotlivých účtovných softvérov obísť. V podstate zápis dát je založený na importe vs. exporte. A niekde medzi tým importom a exportom je potrebné využiť šikovného IT-čkára, ktorý vie naprogramovať prevodový mostík. Určite je vhodné sa pri výbere manažérskeho programu, online aplikácie na vystavovanie faktúr, prípadne iného programu poradiť so svojím účtovníkom, prípadne si prečítať referencie na daný produkt a dopytovať sa, s čím všetkým sa dá program prepojiť a aké exporty umožňuje. 

Ak sa chcete dozvedieť viac o automatizácii a digitalizácii v účtovníctve, neváhajte nás kontaktovať cez formulár tu: highgate.bytylehnice.sk/kontakt/

Ak vás táto téma zaujíma, neváhajte nás kontaktovať.